業務フローの“違和感”を見逃すな

～小さな引っかかりが、大きな改善のヒントになる～

日々仕事をしていて、ふと「ん？これって…」と思う瞬間はありませんか？
誰かがエクセルで打ち直していたり、やたら承認が多かったり、前の工程に戻ってやり直していたり――。

でも、忙しさに流されてそれを深掘りせず、「まあそういうもんか」と受け入れてしまう。
それ、大きなチャンスを見逃しているかもしれません。

違和感とは、「何かおかしい」「なんとなくムダっぽい」という感覚のこと。
この“違和感”こそが、改善の出発点になります。

業務フローの改善は、システムを入れる前に“気づく力”が要です。
現場にいて、毎日業務に向き合っている人ほど、実はたくさんの違和感を持っています。

例：

こうした小さなひっかかりを見逃さず、「なぜ？」と問い続けることが、真の業務改善につながります。

私の職場でも、違和感から始まった改善がありました。

ある部署では、毎月末に「売上報告」を手入力でExcel集計しており、
担当者は3時間ほどかけて入力→印刷→上司に提出というフローを回していました。

ある時、その担当者がつぶやいたんです。
「これ、同じ内容が基幹システムにもう入ってるのに、手でやってるんだよな…」

調べてみると、なんとシステムから出力できるCSVを少し加工すれば、手入力は不要だったのです。
しかも、そのフォーマットで提出しても何の問題もなし。

それ以降、毎月の業務が3時間→10分になりました。
この改善のきっかけは、たった一言の“違和感”でした。

違和感を「ただの文句」で終わらせず、改善のヒントに変えるには、視点を持つことが大切です。
以下の3つを意識してみてください。

→ 属人化している業務は、非効率やリスクの温床になりやすい。

→ データの再入力・転記・重複確認など、「同じことを2回していないか」に注目。

→ 形式・承認フロー・伝統的手順などを疑う視点を持つ。

違和感を感じた瞬間にメモする。
週1回、「違和感日記」としてまとめてみる。

これだけでも、業務フローの中の改善ポイントが浮き彫りになります。

おすすめは、**「違和感ノート」**という習慣。
付箋でもスマホのメモでもOK。
「これってなんかムダかも？」を記録しておくだけで、改善活動の材料がどんどん貯まります。

業務改善の第一歩は、大きな仕組み変更やIT導入ではありません。
むしろ現場の“肌感”が持つ違和感にこそ、ヒントがあります。

大きな仕組み変更やIT導入の前に、実施しておく事で本当に必要な機能や判断基準も明確になります。

「これってムダじゃない？」は、未来の業務改善レポートの“はじまりの一文”です。